如何执行双监护人学校资料签署流程（分步指南）＋模板包

当两位监护人需要在同一批学校表格上签名时，截止时间、无障碍需求与隐私考量常常交织，使行程安排变得紧张。本指南提供适用于不同学校类型的可靠流程。

开始前，请确认每位监护人都能获得线上与线下两种签署方式。以下步骤将引用签署 PDF以完成安全电子签名，并以Offline Signature Field Kit for Emergency Field Teams作为纸质应急方案。务必在跟踪表中记录所有便利性需求。

准备事项

• 工具： 稳定的浏览器、签署 PDF、可选的整理 PDF用于重新排序页面，以及安全的消息或电子邮件服务。
• 文件： 最新学校资料 PDF、监护人联系表、无障碍声明与可翻译的沟通模板。
• 材料： 用于存放签署文件的安全存储（加密硬盘或校区门户），以及必要时的打印资料。
• 预计耗时： 在及时回应的情况下完整流程约 45 分钟；如需邮寄请预留额外时间。
• 难度： 中等——适合熟悉数字文档流程的校务团队或家庭联络员。

1. 审查资料并确认监护人要求

打开官方资料，列出所有需要双重签名的表格。使用一致的文件命名（如 2024-Enrollment-Health-Form.pdf），确认哪些页面需两位监护人共同签署。审查时同时标记需公证或其他特殊要求的部分。

尽早记录无障碍期望。快速运行屏幕阅读器检查，确保每个签名字段都具备替代文本，并记下可通过整理 PDF拆分的页面。将截止日期、提醒计划与备用沟通渠道写入协调日志。

2. 准备文件与沟通模板

复制主资料，并保存一份专用于监护人A的工作副本。为信息页添加标签，让监护人知道哪些内容可快速浏览，同时将大体量资料拆分为 Core-Forms、Health-Authorizations、Field-Trip-Permissions 等子包以缩短上传时间。

编写简洁的沟通模板。起草封面邮件，标明截止日期、附上签署 PDF链接，并列出如大字号 PDF 或面对面签署等便利服务。如学区允许线上见证，可参考精益团队签名与印章设计上新，并在原文旁保存可翻译版本。

3. 向监护人A发送首批签署资料

通常先由监护人A签署，以便在监护人B开始前补充共同信息。通过电子邮件或安全门户发送监护人A的资料包并附上简短概述，引导他们使用签署 PDF点击每个签名占位符并查看摘要面板。如对方倾向打印再扫描，可提供Offline Signature Field Kit for Emergency Field Teams。

在信息中说明可提供的便利服务，邀请对方提出替代格式需求，并记录发送日期与提醒计划。

4. 携带A的签名转交监护人B

收到监护人A返还的资料后，核对签名区块并锁定相关字段。利用合并 PDF或整理 PDF，将签署页面与其余部分合并，同时保持页码一致。重命名文件（如 2024-Enrollment-Health-Form-GuardianA-Signed.pdf），并将原始提交件存放于安全文件夹。

为监护人B准备资料时，插入监护人A的签名并锁定完成的字段。再次附上签署 PDF链接，并记录翻译或线下套件需求。

5. 完成资料并发送副本

当监护人B提交文件后，依据审查清单逐项比对。确认所有签名、缩写与日期清晰可辨，并进行无障碍抽检以确保标记未被破坏。

将所有部分合并为单一文件（2024-Enrollment-Packet-Fully-Signed.pdf），记录签署时间线，并通过注册办公室偏好的渠道交付资料。同时向两位监护人发送礼貌副本，并归档模板以备下次使用。

疑难排解

• 监护人无法在移动设备上打开 PDF： 建议他们先下载本地，再使用与签署 PDF兼容的浏览器打开，或参考在手机上合并 PDF中的提示。
• 合并页面后签名字段错位： 使用整理 PDF重新打开资料，对齐字段，并在必要时于签署 PDF中扁平化监护人A的签名层后再发送。
• 监护人错过截止日期： 发送引用学区政策的提醒，提供替代签署时段，并为面对面完成提供Offline Signature Field Kit for Emergency Field Teams。

最终检查清单

• 审查资料、记录截止日期并登记无障碍需求。
• 准备监护人专属文件与沟通模板。
• 向监护人A发送首批资料及清晰的签署说明。
• 合并监护人A的签署页面并将更新包转交监护人B。
• 核实所有签名、归档最终资料并发送确认。

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