Hướng dẫn toàn diện ký PDF ngay trong trình duyệt

Điều kiện và vật dụng cần có:

• Lưu sẵn bản PDF chưa ký của hợp đồng, biểu mẫu hoặc thỏa thuận ở máy hoặc thư mục đồng bộ.
• Dùng trình duyệt hiện đại bật JavaScript như Chromium, Firefox, Edge hoặc Safari.
• Chuẩn bị bút cảm ứng, trackpad hay thiết bị cảm ứng nếu muốn mô phỏng chữ viết tay tự nhiên.
• Truy cập các công cụ phụ trợ như Organize PDF để sắp xếp trang hoặc Protect PDF nếu cần đặt mật khẩu sau khi ký.

Thời gian ước tính: 5–8 phút cho mỗi người ký khi tài liệu đã sẵn sàng.

Mức độ khó: Dễ với biểu mẫu cơ bản; trung bình khi phải đặt nhiều chữ ký, chữ tắt và trường tùy chỉnh.

Không cần in rồi quét lại mất thời gian. Công cụ Sign PDF của pdfjuggler hiển thị trang ngay trên thiết bị nên tài liệu không bị tải lên máy chủ ngoài.

Trước khi tải file, hãy rà soát vị trí chữ ký, chữ viết tắt và ngày tháng, đồng thời giữ lại bản gốc chưa ký để phòng trường hợp cần khôi phục. Hãy xác định luôn ai sẽ nhận bản cuối cùng và kênh chia sẻ nào được sử dụng sau khi bạn xuất file.

Nếu cần tra cứu chính sách chữ ký của công ty, mẫu biểu của cơ quan thuế hay tài liệu onboarding, tải và lưu chung vào một thư mục để không phải chuyển tab khi thao tác. Các phụ lục như giấy chứng nhận bảo hiểm hay bảng câu hỏi nhà cung cấp cũng nên được chuẩn bị sẵn trước khi bắt đầu ký.

Các bước thực hiện

1. Chuẩn bị PDF và mở không gian làm việc Sign PDF

   

   Gom bản cuối cùng cùng phụ lục, kiểm tra các nhãn như "SIGN HERE" có khớp với trường cần điền không rồi mở không gian làm việc Sign PDF trên máy tính hoặc điện thoại. Nếu cần chỉnh lại thứ tự trang, mở thêm Organize PDF và lập kế hoạch phê duyệt của các bên liên quan.

2. Tải tài liệu lên một cách an toàn

   

   Kéo PDF vào vùng tải hoặc nhấn Select PDF để chọn từ ổ đĩa hay lưu trữ đám mây. pdfjuggler hiển thị trang hoàn toàn trong trình duyệt nên dữ liệu nhạy cảm không rời khỏi thiết bị. Khi bản xem trước xuất hiện, kiểm tra lại thứ tự trang, trường biểu mẫu và dấu trang. Nếu file quá nặng, hãy dự định áp dụng hướng dẫn nén PDF dưới 1MB sau khi ký.

3. Tạo chữ ký điện tử

   

   Nhấn Add signature để mở trình chỉnh sửa. Bạn có thể vẽ chữ ký bằng chuột, trackpad hoặc bút cảm ứng cho cảm giác viết tay; gõ tên rồi chọn kiểu chữ để có phong cách trang trọng; hoặc nhập ảnh PNG nền trong suốt nếu tổ chức yêu cầu chữ ký quét. Điều chỉnh màu và độ dày nét cho giống chữ ký thật, và lưu các biến thể dành cho chữ ký đầy đủ, chữ tắt hoặc đồng ký để tiết kiệm thời gian.

4. Đặt chữ ký và chỉnh kích thước

   

   Bấm vào chữ ký để đặt lên trang, kéo để căn chỉnh chính xác, rồi dùng tay cầm ở góc để phóng to hoặc thu nhỏ. Nhân bản phần tử khi cần ký ở nhiều vị trí hoặc thêm chữ ký tắt. Nếu thao tác trên điện thoại, xoay ngang màn hình và dùng thao tác phóng to để đặt chữ ký chuẩn xác hơn.

5. Thêm trường hỗ trợ và ghi chú

   

   Nhiều hợp đồng còn yêu cầu thông tin bổ sung. Dùng công cụ văn bản để điền họ tên in hoa hoặc chức danh, đặt trường Date vào đúng vị trí, đánh dấu hộp kiểm nhằm xác nhận các tuyên bố đồng ý. Nếu cần nhắn gửi đồng nghiệp, thêm ghi chú ngắn ngay trong trang. Cuối cùng, rà lại toàn bộ tài liệu để chắc chắn không còn ô trống và các liên kết phụ lục vẫn hoạt động.

6. Xuất và lưu trữ PDF đã ký

   

   Khi mọi thứ đã chính xác, chọn Apply & Download. Đặt tên file kèm phiên bản như Service-Agreement_signed-2024-07-10.pdf, lưu chung với bản gốc ở thư mục an toàn. Nếu bên nhận yêu cầu file nhẹ hơn, hãy dùng công cụ Nén PDF rồi mới gửi qua email hoặc liên kết bảo mật. Đừng quên ghi lại trong bảng theo dõi hợp đồng hoặc CRM để cả đội nắm được tiến độ.

Xử lý sự cố và lựa chọn thay thế

• Chữ ký bị răng cưa trên biểu mẫu độ phân giải cao. Tăng kích thước khung vẽ trong trình tạo chữ ký hoặc nhập ảnh PNG chất lượng cao qua công cụ Chỉnh sửa PDF.
• Nhiều người cần ký cùng tài liệu. Hoàn thành phần của bạn, xuất file rồi gửi cho người tiếp theo; họ có thể mở lại trong công cụ Sign PDF mà không làm mất chữ ký trước đó.
• Cần sắp xếp hoặc chèn trang trước khi ký. Xem hướng dẫn sắp xếp và xoay trang PDF để chỉnh bố cục ngay từ đầu.
• Nhấn Apply & Download nhưng không có phản hồi. Tắt chặn pop-up, đảm bảo còn dung lượng lưu trữ và thử lại bằng cửa sổ ẩn danh để xóa bộ nhớ đệm.
• Phải bảo vệ tài liệu khỏi bị sửa đổi. Sau khi ký, dùng Protect PDF đặt mật khẩu hoặc thêm watermark trong công cụ Chỉnh sửa PDF.
• Cơ quan quản lý yêu cầu chú thích gần chữ ký. Thêm đoạn mô tả ngắn bằng công cụ văn bản rồi khóa tài liệu để tránh chỉnh sửa trái phép.

Danh sách kiểm tra trước khi gửi

• Xác nhận mọi trường chữ ký, chữ tắt và ngày tháng đều đầy đủ, dễ đọc.
• Kiểm tra tên file, metadata và số phiên bản đáp ứng quy định lưu trữ của tổ chức.
• Chạy kiểm tra nhanh khả năng truy cập để đảm bảo trường biểu mẫu và liên kết hoạt động.
• Lưu bản đã ký cùng bản gốc trong thư mục an toàn và cập nhật nhật ký hợp đồng.
• Gửi kèm các tài liệu hỗ trợ như đơn đặt hàng, phụ lục hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm cùng gói hồ sơ cuối.

Tài nguyên nên khám phá tiếp

• Khi nhận hợp đồng mới, mở ngay công cụ Sign PDF để bắt đầu quy trình ký.
• Tải Bảng kiểm công cụ PDF nâng cao (PDF) nhằm chuẩn hóa bước rà soát.
• Tham khảo thêm ý tưởng tự động hóa qua hướng dẫn Khai mở công cụ PDF nâng cao: Chiến lược cho mọi quy trình và hướng dẫn bộ công cụ PDF đầy đủ.
• Hãy đánh dấu trang không gian làm việc Sign PDF để dùng lại bất cứ khi nào có tài liệu mới — công cụ luôn miễn phí và không giới hạn số lần ký.
• Trước khi xử lý hợp đồng quan trọng, hãy luyện tập bằng mẫu biểu có sẵn trong công cụ Sign PDF để cả nhóm quen thao tác.

Làm theo các bước này giúp bạn phê duyệt tài liệu nhanh chóng, giữ dữ liệu nhạy cảm luôn nằm trên thiết bị và duy trì nhật ký kiểm toán rõ ràng—không cần máy in hay dịch vụ trả phí đắt đỏ.