دو سرپرستوں کے لیے اسکول پیکٹ سائننگ ورک فلو کیسے چلائیں (مرحلہ وار) + ٹیمپلیٹ پیک

جب ڈیڈ لائن، رسائی کی ضروریات اور رازداری کے معیارات ایک ساتھ آ جائیں تو ایک ہی فارم پر دو سرپرستوں کے دستخط کو مربوط کرنا مشکل ہو سکتا ہے۔ یہ گائیڈ مختلف اسکول ماحول کے لیے قابل اعتماد ورک فلو بیان کرتی ہے۔

آغاز سے پہلے یقینی بنائیں کہ ہر سرپرست کو ڈیجیٹل اور آف لائن دونوں سائننگ آپشن ملیں۔ ذیل کے مراحل محفوظ ای دستخط کے لیے سائن PDF اور کاغذ دوست متبادل کے طور پر ایمرجنسی فیلڈ ٹیم کے لیے آف لائن سائنچر فیلڈ کٹ کا حوالہ دیتے ہیں۔ اپنی ٹریکنگ شیٹ میں ہر رسائی کی درخواست درج کریں۔

پیشگی تقاضے

• اوزار: مستحکم براؤزر، سائن PDF، اختیاری ترتیب دیں PDF صفحات کی ترتیب کے لیے، اور محفوظ میسجنگ یا ای میل سروس۔
• فائلیں: تازہ ترین اسکول پیکٹ PDF، سرپرست رابطہ شیٹ، رسائی کا بیان اور ترجمہ کے قابل پیغام ٹیمپلیٹس۔
• مواد: دستخط شدہ نقول کے لیے محفوظ ذخیرہ (مرموز ڈرائیو یا ضلعی پورٹل) اور اختیاری پرنٹ شدہ پیکٹس۔
• متوقع وقت: مکمل سائیکل کے لیے 45 منٹ اگر جوابات بروقت ہوں؛ ڈاک کے ذریعے بھیجنے کی صورت میں اضافی وقت رکھیں۔
• سطح دشواری: درمیانی — اسکول دفتر کی ٹیموں یا وہ خاندانی رابطہ کار جو ڈیجیٹل دستاویزی ورک فلو سے واقف ہوں۔

1. پیکٹ کا جائزہ لیں اور سرپرست تقاضوں کی تصدیق کریں

سرکاری پیکٹ کھولیں اور ہر اس فارم کی فہرست بنائیں جسے دو دستخط درکار ہوں۔ مستقل فائل نام (مثال کے طور پر 2024-Enrollment-Health-Form.pdf) استعمال کریں اور نشان لگائیں کہ کون سے صفحات دونوں سرپرستوں کے دستخط مانگتے ہیں۔ جانچ کے دوران نوٹری شدہ حصوں یا خصوصی تقاضوں کو نمایاں کریں۔

رسائی کی توقعات جلد دستاویزی بنائیں۔ تیز اسکرین ریڈر چیک چلائیں، تصدیق کریں کہ ہر دستخطی فیلڈ میں متبادل متن موجود ہو اور وہ صفحات نوٹ کریں جنہیں آپ ترتیب دیں PDF کے ذریعے تقسیم کر سکتے ہیں۔ اپنی ہم آہنگی لاگ میں ڈیڈ لائن، یاددہانی کی تاریخیں اور متبادل رابطہ چینلز درج کریں۔

2. فائلیں اور مواصلاتی ٹیمپلیٹس تیار کریں

ماسٹر پیکٹ کی نقل بنا کر سرپرست الف کے لیے ایک ورکنگ کاپی محفوظ کریں۔ معلوماتی صفحات کو لیبل کریں تاکہ سرپرست سمجھ سکیں کیا چیز سرسری دیکھی جا سکتی ہے اور بڑے پیکٹس کو Core-Forms، Health-Authorizations اور Field-Trip-Permissions جیسے حصوں میں تقسیم کریں تاکہ اپ لوڈ کا وقت کم ہو۔

مختصر مواصلاتی ٹیمپلیٹس تیار کریں۔ ایک کور ای میل لکھیں جو ڈیڈ لائن، سائن PDF کے روابط اور بڑے فونٹ PDF یا بالمشافہ دستخط جیسی سہولیات بیان کرے۔ اگر آپ کا ضلع مجازی گواہوں کی اجازت دیتا ہے تو دستیاب دستخط اور مہر ڈیزائن ڈراپ برائے ہلکی پھلکی ٹیمیں دیکھیں اور اصل پیغام کے ساتھ ترجمہ کے لیے تیار ورژنز رکھیں۔

3. سرپرست الف کو ابتدائی سائننگ پیکٹ ارسال کریں

عموماً سرپرست الف پہلے دستخط کرتے ہیں تاکہ مشترکہ معلومات مکمل رہیں پھر سرپرست ب آغاز کرے۔ سرپرست الف کو پیکٹ ای میل یا محفوظ پورٹل کے ذریعے مختصر خلاصہ کے ساتھ ارسال کریں، پھر انہیں سائن PDF پر رہنمائی دیں تاکہ وہ ہر دستخطی جگہ پر کلک کریں اور خلاصہ پین کا جائزہ لیں۔ اگر وہ پرنٹ اور اسکین کو ترجیح دیں تو ایمرجنسی فیلڈ ٹیم کے لیے آف لائن سائنچر فیلڈ کٹ پیش کریں۔

پیغام میں رسائی کی معاونت کا ذکر کریں، متبادل فارمیٹس کے لیے درخواستیں مدعو کریں اور اپنی ٹریکنگ شیٹ میں ارسال کی تاریخ اور یاددہانی کا شیڈول درج کریں۔

4. سرپرست ب کے لیے پیکٹ کو الف کے دستخط کے ساتھ بھیجیں

جب سرپرست الف پیکٹ واپس بھیج دیں تو ان کے دستخطی بلاکس کی جانچ کریں اور ان فیلڈز کو لاک کریں۔ مرج PDF یا ترتیب دیں PDF استعمال کریں تاکہ دستخط شدہ صفحات کو باقی حصوں کے ساتھ ملا کر صفحہ نمبرز کو یکساں رکھا جائے۔ فائل کا نام (2024-Enrollment-Health-Form-GuardianA-Signed.pdf) تبدیل کریں اور اصل جمع شدہ فائل کو محفوظ فولڈر میں آرکائیو کریں۔

سرپرست ب کے پیکٹ کی تیاری کرتے وقت سرپرست الف کے دستخط شامل کریں اور مکمل شدہ فیلڈز کو مقفل رکھیں۔ براہ راست سائن PDF کا ربط شیئر کریں اور ترجمہ یا آف لائن کٹ کے مطالبات نوٹ کریں۔

5. پیکٹ کو حتمی شکل دیں اور نقول پہنچائیں

جب سرپرست ب اپنی حصہ داری مکمل کر دیں تو پیکٹ کو اپنی چیک لسٹ کے مطابق موازنہ کریں۔ ہر دستخطی لائن، ابتدائی حرف اور تاریخ کی وضاحت کی تصدیق کریں، پھر اس بات کو یقینی بنانے کے لیے رسائی کا مختصر جائزہ لیں کہ ٹیگز برقرار ہیں۔

تمام حصوں کو ایک ہی فائل میں ملا دیں (2024-Enrollment-Packet-Fully-Signed.pdf)، دستخط کا ٹائم لائن نوٹ کریں اور پیکٹ کو رجسٹرار کے پسندیدہ چینل کے ذریعے بھیجیں۔ سرپرستوں کے ساتھ شکریہ کے طور پر نقول شیئر کریں اور آئندہ دور کے لیے اپنے ٹیمپلیٹس آرکائیو کریں۔

خرابیوں کا ازالہ

• سرپرست موبائل پر PDF نہیں کھول پا رہا: انہیں کہیں کہ پیکٹ مقامی طور پر ڈاؤن لوڈ کریں، سائن PDF کے مطابق براؤزر میں دوبارہ کھولیں یا موبائل پر PDF مرج کریں کی تجاویز پر عمل کریں۔
• صفحات ملانے کے بعد دستخطی فیلڈ سرک گئے: پیکٹ کو ترتیب دیں PDF میں دوبارہ کھولیں، فیلڈ سیدھے کریں اور ضرورت پڑنے پر سائن PDF میں سرپرست الف کی دستخطی تہہ کو فلیٹن کریں۔
• سرپرست ڈیڈ لائن سے محروم ہو گیا: ضلعی پالیسی کا حوالہ دیتے ہوئے یاددہانی بھیجیں، متبادل سائننگ ونڈو پیش کریں اور بالمشافہ تکمیل کے لیے ایمرجنسی فیلڈ ٹیم کے لیے آف لائن سائنچر فیلڈ کٹ فراہم کریں۔

حتمی چیک لسٹ

• پیکٹ کا آڈٹ کریں، ڈیڈ لائن نوٹ کریں اور رسائی کی ضروریات ریکارڈ کریں۔
• ہر سرپرست کے لیے فائلیں اور مواصلاتی ٹیمپلیٹس تیار کریں۔
• سرپرست الف کو واضح ہدایات کے ساتھ ابتدائی پیکٹ ارسال کریں۔
• سرپرست الف کے دستخط شدہ صفحات ملائیں اور تازہ کردہ پیکٹ سرپرست ب کو بھیجیں۔
• تمام دستخطوں کی تصدیق کریں، آخری پیکٹ محفوظ کریں اور تصدیقی پیغامات شیئر کریں۔

ابھی سائن PDF آزمائیں۔