Uyum klasörlerini denetime hazır paketlere nasıl bölersiniz (adım adım)

Önkoşullar

• Araçlar: PDF Böl ve paket metaverisini takip etmek için Excel ya da Google Sheets gibi bir tablo.
• Dosyalar: Dijital uyum klasörü PDF'i, bölüm envanteri, en güncel denetim kapsamı veya talep listesi.
• Materyaller: Dosya adlandırma politikası, gözden geçiren kişiler listesi, eskalasyon matrisi, güvenli dosya paylaşım hesabı.
• Tahmini süre: 2,25–3 saatlik çalışma ile 280 sayfalık bir klasör; ek her 90 sayfa için yaklaşık 25 dakika ekleyin.
• Zorluk seviyesi: Orta — KVKK, ISO 27001 veya BDDK denetimleriyle ilgili süreçlere aşinalık faydalıdır.

Türkiye'de uyum ekipleri KVKK kayıtları, PCI-DSS raporları, MASAK rehberleri ve şirket içi kontrollerin sonuçlarını aynı PDF klasöründe toplar. Politika belgeleri, test sonuçları, aksiyon planları ve denetçi notları biriktiğinde, talep eden denetçilere seçili kanıtları hızlıca sunabilmek için klasörü parçalamak gerekir. Bu rehber, kapsamlı bir PDF'i iyi belgelenmiş paketlere dönüştürürken izleyebileceğiniz tekrarlanabilir akışı sunar.

Başlamadan önce klasörün en güncel versiyonunu kullandığınızdan, kişisel verilerin maskelendiğinden veya işleme dayanağının kayıt altına alındığından emin olun. Talep sahibinin istediği teslim kanalını (örn. şifreli SFTP, KVKK uyumlu bulut, KEP) ve zaman çizelgesini netleştirin. "Politika Kanıtı", "Kontrol Testi", "Düzeltici Eylem" gibi paket kategorileri belirleyin ve adlandırma kurallarını denetim kayıt defteriyle uyumlu hale getirin.

1. Klasör bölümlerini talep edilen paketlerle eşleştirin Denetim talebini veya kapsam listesini inceleyin ve her bir aranan kanıtı PDF içindeki bölümle eşleştirin. Tabloya sayfa aralıklarını, sorumluları, verilerin hassasiyet derecesini ve sansür gerekip gerekmediğini yazın. Bu manifest, hangi paketin hazırlandığını gösteren tek referans noktanızdır; filtreleme yaparak tamamlanan paketleri kolayca işaretleyebilirsiniz.

2. PDF Böl aracında paketleri oluşturun PDF Böl aracını açın ve klasörü yükleyin. Sayfa aralığı modunu seçin, tabloda belirlediğiniz değerleri girin. Bir paket kesintili sayfalar içeriyorsa (örneğin test raporu ile ek delil), özel arayüzde birden fazla aralık ekleyin. Çıktı alındıktan sonra dosyayı hemen politika ile uyumlu şekilde yeniden adlandırın: DENETIM2025_KVKK-KNT-07_Paket-Politika_v1.pdf gibi.

3. Paketlerin içeriğini ve metaverisini doğrulayın Her çıkışı açıp sayfa sırasını, sansürlenmiş alanları ve yer imlerini kontrol edin. Tabloya son dosya adını, sayfa sayısını, gerekiyorsa SHA-256 karmasını ve onay kanalını ekleyin. İnceleyen kişiyi, geri dönüş tarihini ve beklenen not formatını kaydedin. Adlandırma ve dokümantasyon örnekleri için Client Deliverable Split PDF Playbook içindeki şablonlardan yararlanın.

4. Paketleri inceleme ve onay için yönlendirin Paketleri kontrol sahiplerine, bilgi güvenliği ekibine veya uyum liderlerine gönderin. Her gönderiye kontrol kimliği, test dönemi, bilinen istisnalar ve geri bildirim beklentisini içeren kısa bir özet ekleyin. Tabloyu kullanarak yanıtları izleyin, Outlook ya da Teams ile hatırlatıcı kurun ve gecikmeler için eskalasyon yolunu hazırlayın. Bir inceleyen değişiklik isterse 2. adıma dönüp paketi yeni sürümle (v2) yeniden dışa aktarın, önceki dosyayı _History klasöründe saklayın.

5. Denetime hazır teslim setini düzenleyin Onaylanan paketleri tek bir klasörde toplayın; isterseniz BDDK kontrol kodlarına, ISO 27001 eklerine veya müşteri taleplerine göre alt klasörler açın. Dosya listesini, onay tarihlerini ve sorumlu kişileri özetleyen bir kapak sayfası hazırlayın. Talebe göre klasörü şifreli arşive dönüştürün ve seçilen kanala (örn. kurum içi dosya paylaşım portali veya KEP sistemi) yükleyin. Denetim günlüğüne teslim tarihini ve alıcıyı not edin. Mevsimsel ipuçları ve şablonlar için Back-to-School Split PDF Resource Drop yazısındaki kaynakları Türk operasyonlarına uyarlayın.

6. Sonraki döngüler için çıkarımları kayıt altına alın Teslimattan sonra kilit paydaşlarla (ör. risk yönetimi, hukuk, IT) 30 dakikalık bir retrospektif düzenleyin. Zaman alan bölümleri, eksik kalan bağlamları ve iletişimde işe yarayan yöntemleri not edin. İşletim prosedürlerini güncelleyerek geliştirilmiş kontrol listesini ve otomatik hatırlatıcıları ekleyin. Revize manifest şablonunu klasör alma sürecinin bulunduğu dizine kaydedin ki sonraki denetimler daha hızlı ilerlesin.

Sorun giderme

• Sayfa aralıkları yanlış çıkıyor: Tabloyu kontrol ederek romen rakamlı önsözleri veya ek dokümanların numaralandırmayı kaydırıp kaydırmadığını inceleyin. PDF Böl aracının aralıkları uç noktalar dahil olacak şekilde yorumladığından emin olun. Düzeltme yaptıysanız yeni dosyayı eski sürümün üzerine kaydedin, ancak geçmiş klasöründe önceki versiyonu tutun.
• Onay kanıtı eksik: İnceleyen kişi Teams, telefon veya yüz yüze onay verdiyse özet e-postayla yazıya dökün ve paketin klasörüne ekleyin. Tabloya "Onay kanıtı" sütunu ekleyerek e-postaya, KEP kaydına veya GRC sistemindeki nota bağlantı verin.
• Güvenli paylaşım bağlantısı süresi doldu: Bağlantı süresini denetim takvimiyle hizalayın ve kapanıştan 24 ve 6 saat önce otomatik hatırlatıcı gönderin. Yedek bir kanal (örn. SFTP, müşteri portalı) hazırda olsun ki paketleri yeniden oluşturmak zorunda kalmayın.

Son kontrol listesi

• Manifest, istenen tüm kanıtları sayfa aralığı ve sorumlularıyla birlikte kapsıyor.
• Paketlerin tamamı bölündü, yeniden adlandırıldı ve metaveri doğrulaması yapıldı.
• İnceleyen onayları teslim klasörüyle aynı yerde arşivlendi.
• Teslim klasörü düzenlendi, güvenli şekilde paylaşıldı ve denetim günlüğüne işlendi.
• Retrospektif çıktıları ve SOP güncellemeleri kayda geçti.

PDF Böl aracını hemen deneyin.