Çift velili okul paketi imzalama süreci nasıl yürütülür (adım adım) + şablon paketi

Aynı okul formu setini iki veliden imza almak, son tarihler, erişilebilirlik ihtiyaçları ve gizlilik beklentileri çakıştığında takvimleri zorlayabilir. Bu rehber, farklı okul türleri için güvenilir bir iş akışı sunar.

Başlamadan önce her velinin dijital ve çevrim dışı imzalama seçeneği olduğundan emin olun. Aşağıdaki adımlar güvenli e-imza için Sign PDF ve basılı alternatif için Offline Signature Field Kit for Emergency Field Teams bağlantılarına atıfta bulunur. Uyum taleplerini takip tablonuza işleyin.

Ön koşullar

• Araçlar: Kararlı bir tarayıcı, güvenli e-imza için Sign PDF, sayfa düzenlemek için isteğe bağlı Organize PDF ve güvenli mesajlaşma veya e-posta servisi.
• Dosyalar: Güncel okul paketi PDF'i, veli iletişim listesi, erişilebilirlik bildirimi ve çeviriye hazır mesaj şablonları.
• Malzemeler: İmzalı kopyalar için güvenli depolama (şifreli sürücü veya ilçe portalı) ve isteğe bağlı basılı paketler.
• Tahmini süre: Hızlı yanıtlar varsayıldığında tam döngü için 45 dakika; posta ile gönderim gerekiyorsa ekstra süre planlayın.
• Zorluk seviyesi: Orta — dijital belge süreçlerinde deneyimli okul ofisi ekipleri veya aile irtibatları için ideal.

1. Paketi denetleyin ve veliler için gereklilikleri doğrulayın

Resmi paketi açın ve iki imza gerektiren tüm formları listeleyin. Dosya adlarını tutarlı tutun (örneğin 2024-Enrollment-Health-Form.pdf) ve her iki imzanın gerektiği sayfaları işaretleyin. İnceleme sırasında noter onayı veya diğer özel gereklilikleri vurgulayın.

Erişilebilirlik beklentilerini erken kaydedin. Hızlı bir ekran okuyucu testi yapın, her imza alanının alternatif metni olduğundan emin olun ve Organize PDF ile ayırabileceğiniz sayfaları not alın. Son tarihleri, hatırlatma tarihlerini ve yedek iletişim kanallarını koordinasyon kayıtlarınıza ekleyin.

2. Dosyaları ve iletişim şablonlarını hazırlayın

Ana paketi çoğaltın ve Veli A'ya ayrılmış bir çalışma kopyası kaydedin. Bilgi amaçlı sayfaları işaretleyerek velilere neleri hızlıca gözden geçirebileceklerini gösterin ve büyük paketleri Core-Forms, Health-Authorizations ve Field-Trip-Permissions gibi segmentlere ayırarak yükleme süresini kısaltın.

Kısa ve net iletişim şablonları hazırlayın. Son tarihleri, Sign PDF bağlantılarını ve büyük puntolu PDF veya yüz yüze imza gibi destekleri içeren bir karşılama mesajı tasarlayın. İlçeniz uzaktan şahitliğe izin veriyorsa Yalın ekipler için imza ve damga tasarım yayını rehberine atıfta bulunun ve çeviri hazır sürümleri orijinal mesajla birlikte saklayın.

3. Veli A'ya ilk imzalama paketini gönderin

Ortak bilgiler Veli B başlamadan önce tamamlanmış olsun diye genellikle Veli A ilk imzayı atar. Veli A paketini kısa bir özetle e-posta veya güvenli portal üzerinden gönderin, ardından Sign PDF bağlantısıyla imza alanlarını tıklayıp özet panelini incelemelerini sağlayın. Yazdırıp taramayı tercih ederlerse Offline Signature Field Kit for Emergency Field Teams seçeneğini sunun.

Mesajda erişilebilirlik desteğini belirtin, alternatif format taleplerine davet edin ve gönderim tarihini ile hatırlatma planını takip tablonuza kaydedin.

4. Veli B'ye Veli A'nın imzası eklenmiş paketi yönlendirin

Veli A paketi geri gönderdiğinde imza bloklarını kontrol edin ve bu alanları kilitleyin. İmzalı sayfaları kalan bölümlerle birleştirmek için Merge PDF veya Organize PDF kullanın, sayfa numaralarını koruyun. Dosyayı 2024-Enrollment-Health-Form-GuardianA-Signed.pdf olarak yeniden adlandırın ve orijinal gönderimi güvenli klasöre arşivleyin.

Veli B paketi için Veli A'nın imzalarını ekleyin, tamamlanan alanları kilitleyin, doğrudan Sign PDF bağlantısı paylaşın ve çeviri veya çevrim dışı kit isteklerini not alın.

5. Paketi tamamlayın ve kopyaları iletin

Veli B kendi kısmını gönderdiğinde paketi denetim kontrol listenizle karşılaştırın. Her imza satırının, parafın ve tarihin okunabilir olduğundan emin olun, ardından etiketlerin korunduğunu doğrulamak için erişilebilirlik kontrolü yapın.

Tüm bölümleri tek dosyada (2024-Enrollment-Packet-Fully-Signed.pdf) birleştirin, imzalama zaman çizelgesini not edin ve paketi kayıt bürosunun tercih ettiği kanaldan iletin. Velilere bilgilendirme kopyaları gönderin ve şablonlarınızı bir sonraki döngü için arşivleyin.

Sorun giderme

• Veli PDF'i mobil cihazda açamıyor: Paketi yerel olarak indirmesini isteyin, Sign PDF ile uyumlu bir tarayıcıda yeniden açmasını sağlayın veya Mobilde PDF Birleştirme rehberindeki ipuçlarına yönlendirin.
• Sayfalar birleşince imza alanları kayıyor: Paketi Organize PDF ile yeniden açın, alanları hizalayın ve gerekirse Veli A'nın imza katmanını Sign PDF içinde düzleştirip tekrar gönderin.
• Veli son tarihi kaçırıyor: Bölge politikasına atıf yapan bir hatırlatma gönderin, alternatif bir imzalama penceresi sunun ve yüz yüze tamamlama için Offline Signature Field Kit for Emergency Field Teams sağlayın.

Son kontrol listesi

• Paketi denetleyin, son tarihleri ve erişilebilirlik gereksinimlerini kaydedin.
• Velilere özel dosyaları ve iletişim şablonlarını hazırlayın.
• Veli A'ya net talimatlarla ilk paketi gönderin.
• Veli A'nın imzalı sayfalarını birleştirip güncellenen paketi Veli B'ye iletin.
• Tüm imzaları doğrulayın, son paketi arşivleyin ve onayları paylaşın.

Sign PDF'i hemen deneyin.