Como garantir anexos PDF abaixo de 5 MB (kit de compressão para email)

Limites de 5 MB ainda bloqueiam relatórios, dossiers e apresentações, por isso monta um kit com o espaço de trabalho Comprimir PDF, utilitários locais e uma lista de verificação partilhada para manter cada anexo dentro da meta.

Table of contents

Pré-requisitos

• Ferramentas: Comprimir PDF, Organizar PDF e Dividir PDF por intervalos de páginas.
• Ficheiros: PDFs originais, materiais de apoio e um runbook compressão-e-envio.
• Materiais: Ativos aprovados e notas de acessibilidade.
• Tempo necessário: 20–30 minutos para preparar, comprimir e testar.
• Dificuldade: Intermédia para equipas com revisão estruturada.

Instruções passo a passo

1. Auditar os PDFs e registar o tamanho base

• Lista anexos, tamanhos e destino.
• Destaca ficheiros >4 MB ou com muitas imagens.
• Usa o Guia completo do kit PDF para priorizar e confirmar requisitos de OCR.

2. Preparar os ativos antes da compressão

• Limpa capas repetidas, separadores vazios e anexos datados com Organizar PDF.
• Divide conteúdos longos com o fluxo dividir por intervalos.
• Converte digitalizações com o how-to de OCR para reduzir tamanho e preservar pesquisa.

3. Comprimir o PDF principal com objetivo de 5 MB

• Abre o espaço de trabalho Comprimir PDF e arrasta o documento.
• Ativa Tamanho alvo (MB), define 5 e escolhe Equilibrado ou Sem perdas.
• Mantém o separador ativo até o indicador estabilizar abaixo da meta.

4. Validar a qualidade e a preparação do anexo

• Confere miniaturas e detalhes para garantir nitidez.
• Testa ligações e campos seguindo o post sobre correio digital seguro.
• Se necessário, ativa Preservar qualidade ou volta a limpar em Organizar PDF.

5. Empacotar, testar e documentar o kit de email

• Renomeia ficheiros com sufixos como _5MB-pronto.
• Monta um email de teste, confirma peso total <5 MB e envia para um grupo piloto.
• Regista feedback no runbook e partilha o how-to Comprimir PDF abaixo de 1 MB.

Resolução de problemas

• Compressão interrompida: Fecha separadores, recarrega a ferramenta e divide documentos antes de unir com Unir PDF.
• Imagens sem impacto: Troca para Sem perdas ou otimiza fotos críticas antes de repetir.
• Email ainda bloqueado: Confirma que anexaste a cópia comprimida, limpa a cache do rascunho e move conteúdo secundário para uma ligação partilhada.

Lista de verificação final

• Anexos finais ficam abaixo de 5 MB.
• Controlo visual e de acessibilidade preserva gráficos e etiquetas.
• Envio de teste passa em desktop e mobile sem devoluções.
• Runbook regista predefinições, resultados e nomes atualizados.
• Equipa sabe onde aceder ao kit de compressão.

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