入試リサーチチームのための学期別PDFサイズ上限トラッカー

休暇明けの入試リサーチチームは平常運転を想定していました。ところが、秋学期に20 MBの成績証明書を受け付けていたポータルが、今は9〜10 MBを超えると跳ね返し、奨学金委員会は「軽量コピー」を求めています。この学期別トラッカーでは、パケットを滞らせないための緊急トレンドとワークフロー調整を掘り下げます。

PDFサイズ競争が加速した理由

ベンダーは冬休みの間に、CRMや奨学金ポータル、アクセシビリティ監査の上限を引き下げました。リリースを綿密に追跡し、ピーク前にPDF変換ワークフローを刷新し、推薦者向けガイドラインを見直しましょう。

トレンド1: 入試CRMがアップロード上限を引き下げ

主要なCRMの多くは現在7〜12 MBに集中しています。Slateのインラインプレビューは12 MBで上限に達し、PeopleSoftのパイロットでは推薦状が8 MBに制限されています。コミュニティカレッジのポータルは圧縮されていないスキャンを拒否し、キャンパスチームの負担が増しています。

対応チェックリスト

• 各ポータルの最も厳しい上限をトラッカーに記録し、すべてのインテークスクリプトに反映して分析担当者が正しいサイズを目指せるようにします。
• 付録や署名ページが任意の場合は推薦者をページ削除ワークフローへ案内し、機微な資料はPDF Jugglerでローカル圧縮しつつ、FERPA文書と並行して前後のサイズを記録します。

トレンド2: 奨学金委員会は軽量な審査用パケットを希望

奨学金・フェローシップは、理事がタブレットで閲覧できるよう約5 MBの「理事会用コピー」の提出を求めています。AI審査を試験導入する財団は標準化されたサイズを要求し、コンソーシアムはメタデータに圧縮手法を記録しています。二重エクスポートは新しい常識です。

二重エクスポートの届け方

1. すべてのインテークチェックリストに「二重エクスポート」のタスクを追加します。
2. スキャナープリセットを300 DPIのグレースケール、もしくは注釈フォームなら200 DPIに設定し、アクセシビリティ保護を有効にしたままローカル圧縮します。ドキュメントサマリータブで言語タグ、ブックマーク、代替テキストが維持されたことを確認し、チェックサムのハッシュをトラッカーに記録します。

トレンド3: アクセシビリティ監査が4秒以内の読み込みを要求

アクセシビリティ部門は、スクリーンリーダー利用者がキャンパスWi-FiでPDFを開くまでの時間を計測しています。サイズ超過のファイルは是正チケットやウォッチリストの対象です。圧縮で代替テキストが失われたことで改善命令を受けている州立大学もあり、連邦助成機関は公開PDFに4 MBの上限を推奨しています。

アクセシビリティを守るために

• 圧縮直後にPDF Jugglerのアクセシビリティチェッカーを実行し、見出し、読み順、タグを検証します。
• 学生スタッフがスクリーンリーダーや拡大ツールで重点パケットをテストするアクセシビリティスプリントを学期ごとに計画しましょう。

キャンパスに信頼されるトラッカーを構築

トラッカーはステークホルダーが頼れるときに機能します。責任者を決め、プロジェクトツールと同期し、誰もが数秒で状況を把握できるダッシュボードで変更点を共有してください。

記録すべき主要フィールド

変化を可視化

トラッカーに、ローリング平均のPDFサイズと最も厳しい上限を比較するチャートを組み合わせましょう。次の入試審査日、奨学金ウィークエンド、助成金締切を強調し、ビジュアルの下に整理・回転チュートリアル、メタデータSOP、ポータルドキュメントをリンクします。

ワークフロースポットライト: 圧縮・検証・記録

この10分ルーチンを取り入れましょう。

1. ローカルで圧縮。 PDF Jugglerにファイルを投入し、「Admissions-safe」プリセットを選んで最も厳しい上限より少なくとも15%低いサイズを目標にします。
2. 構造を検証。 アクセシビリティチェッカーでタグ付き見出し、読み順、代替テキストを確認し、スキャンに検索可能レイヤーが必要な場合はOCRクリーンアップガイドを起動します。
3. 証跡を残す。 元サイズと圧縮後のサイズ、ツールバージョン、審査者のイニシャル、チェックサムをトラッカーまたはチケットシステムに記録します。

各審査週の冒頭でこのループを回すことで、アナリストは早期にドシエを完了し、委員会は緊急再提出を避け、トラッカーはリアルタイムに正確性を保てます。

FAQ

Q: 推薦書を束ねたパケットの目標サイズは？ 10 MBのCRM上限を下回りつつ注釈の可読性を保つため、6〜8 MBを目指しましょう。

Q: 教員に早期圧縮の必要性をどう伝える？ 学科会議でトラッカーダッシュボードを共有し、圧縮→検証→記録ルーチンが締切当日の再提出を防ぐことを示しましょう。

Q: 学期ごとの監査で優先すべき文書は？ 志望理由書、多様性エッセイ、経済支援補足資料、再利用される助成金添付書類を最優先にしてください。

まとめ: 上限が厳しくなるほど俊敏さを

ポータルはパフォーマンスやストレージ削減、アクセシビリティ向上を求め続けるため、ファイル上限はさらに縮小していきます。トラッカーを毎学期更新し、ローカル圧縮と構造検証、成果の記録を徹底する入試リサーチチームは、コンプライアンスを損なわずに志願者の動線を維持できます。PDF Jugglerの最新情報を購読し、ローカルファースト圧縮ツールを試し、学期ごとのチェックリストを磨くためにPDFサイズ削減ガイドを振り返りましょう。